Pravilnik o piškotkih in politika zasebnosti

Poslovni pogoji, cenik in pravila poslovanja so urejeni v ločenem dokumentu Splošni pogoji poslovanja.

1. Uvod

Na Inštitutu za računovodstvo (v nadaljevanju: »IR«) posebno skrb namenjamo varovanju osebnih podatkov. S pomočjo te politike zasebnosti in Pravilnika o piškotkih želimo obvestiti širšo javnost o naravi, obsegu in namenu osebnih podatkov, ki jih zbiramo, uporabljamo in obdelujemo. Poleg tega pa so posamezniki obveščeni tudi o svojih pravicah.

Uporaba spletne strani IR je sicer možna brez navedbe osebnih podatkov. V primeru, da posameznik želi koristiti storitve, ki jih nudimo na naši spletni strani, je lahko potrebno zbiranje in obdelava osebnih podatkov kot so ime, priimek, naslov, elektronski naslov, telefonska številka, davčna številka in/ali delodajalec posameznika.

IR je kot obdelovalec in upravljavec izvedel številne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev najboljše zaščite osebnih podatkov, ki jih poseduje. Zbiranje in obdelava osebnih podatkov sta urejena upoštevajoč standarde Zakona o varstvu osebnih podatkov in Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: »Uredba in/ali GDPR«), prav tako pa tudi postopki in ukrepi zavarovanja, vključno z odgovornostjo in nadzorom v procesu njihove obdelave. Kljub izvajanju ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za varstvo osebnih podatkov prenos podatkov preko interneta lahko vključuje določena varnostna tveganja, zato lahko vsak posameznik osebne podatke posreduje tudi preko alternativnih komunikacijskih poti, na primer po telefonu.

IR se obvezuje, da bo vse osebne podatke, ki so jih registrirani in naročniški uporabniki posredovali, varoval kot poslovno skrivnost in uporabljal v skladu z veljavno zakonodajo pravnega reda Republike Slovenije in EU.

2. Opredelitev pojmov

Osebni podatki
Osebni podatki pomenijo katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom ("posameznik oziroma fizična oseba, na katerega se podatki nanašajo"). Določljiva fizična oseba je tista, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati, zlasti s sklicevanjem na identifikator, kot so ime, identifikacijska številka (EMŠO, davčna številka), podatki o lokaciji (telefon lahko oddaja lokacijo), spletni identifikator (IP naslov), elektronski naslov, telefonska številka ali eden ali več dejavnikov, značilnih za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto te fizične osebe.

Subjekt podatkov
Subjekt podatkov, na katerega se nanašajo osebni podatki, je katerakoli določena ali določljiva fizična oseba, katere osebni podatki se obdelujejo.

Obdelava osebnih podatkov
Obdelava je vsako delovanje ali niz delovanj, ki se izvajajo v zvezi z osebnimi podatki ali na skupinah osebnih podatkov, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana.

Soglasje
Soglasje posameznika (privolitev) je vsaka prostovoljna, konkretna, posebej za določen primer, informirana in nedvoumna izjava volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki se s podajo izjave ali z jasnim pritrdilnim ukrepom strinja z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj.

3. Naziv in naslov obdelovalca in upravljavca

Upravljavec za namene Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), druge zakonodaje o varstvu podatkov, ki se uporablja v državah članicah Evropske Unije, in drugih določb v zvezi z varstvom podatkov, je:

4. Piškotki (Cookies)

Na spletni strani IR se uporabljajo piškotki, ki se naložijo na uporabnikov računalnik v skladu z Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2). Piškotki so besedilne datoteke, ki so shranjene v računalniškem sistemu preko internetnega brskalnika in uporabnikom omogoča prijaznejšo in lažjo uporabo spletne strani. Uporabniku spletnega mesta, ki uporablja piškotke, npr. ni treba vnašati podatkov o dostopu vsakič, ko dostopa do spletnega mesta, ker to delo prevzame spletno mesto oziroma piškotek, ki je shranjen v uporabniški računalniški sistem.

Piškotki so pomembni za delovanje spletnih strani in za to, da je uporabnikova izkušnja boljša. Piškotki ne vsebujejo nobenih osebnih ali drugih podatkov, ki bi jih bilo mogoče uporabiti za identifikacijo uporabnika, zato priporočamo, da v njihovo uporabo privolite.

Posameznik lahko kadarkoli prepreči nastavitev piškotkov prek naše spletne strani s pomočjo ustreznega nabora uporabljenega internetnega brskalnika in tako lahko trajno zavrne nastavitev piškotkov. Poleg tega se lahko že nastavljeni piškotki kadar koli izbrišejo prek internetnega brskalnika ali drugih sistemskih programov. To je mogoče v vseh priljubljenih internetnih brskalnikih. V kolikor posameznik deaktivira nastavitve piškotkov v uporabljenem internetnem brskalniku, funkcije spletnega mesta ne bodo uporabne v celoti.

Večino piškotkov uporabljamo na podlagi vaše privolitve.

5. Zbiranje splošnih podatkov in informacij

Spletna stran IR zbira vrsto splošnih podatkov in informacij, ko posameznik obišče spletno mesto. Ti splošni podatki in informacije so shranjeni v datotekah dnevnika strežnika. Zbrani so lahko:

• vrste in različice brskalnika, ki se uporabljajo,
• operacijski sistem, ki ga uporablja dostopovni sistem,
• spletno mesto, iz katerega dostopni sistem doseže našo spletno stran (tako imenovani napotitelji),
• poddržavne spletne strani,
• datum in čas dostopa do spletne strani,
• naslov internetnega protokola (naslov IP),
• ponudnik internetnih storitev dostopnega sistema in
• vse druge podobne podatke in informacije, ki se lahko uporabijo v primeru napadov na naše sisteme informacijske tehnologije.

Pri uporabi teh splošnih podatkov in informacij IR ne pridobi nobenih specifičnih podatkov o posamezniku. Namesto tega so te informacije potrebne za:

• pravilno dostavo vsebine našega spletnega mesta,
• optimizacijo vsebine naše spletne strani, kot tudi njenih oglasov,
• zagotavljanje dolgoročne sposobnosti preživetja naših sistemov informacijske tehnologije in tehnologije spletnega mesta, in
• zagotavljanje informacij organom kazenskega pregona, potrebne za kazenski pregon v primeru spletnega napada.

6. Izbris in blokiranje osebnih podatkov

Upravljavec podatkov obdeluje in hrani osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, le za obdobje, ki je potrebno za doseganje namena skladiščenja, ali če ga evropski zakonodajalec ali drugi zakonodajalec odobri v zakonih ali predpisih, ki zadevajo upravljavca. Če namen skladiščenja ni določen ali ni primeren ali če poteče rok za uskladiščenje, ki ga je predpisal evropski zakonodajalec ali drug pristojni zakonodajalec, se osebni podatki rutinsko blokirajo ali izbrišejo v skladu z zakonskimi zahtevami. Izbris je seveda možen tudi na zahtevo posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Pravico do izbrisa lahko posameznik uveljavlja pri upravljavcu, kateremu pošlje zahtevo za izbris osebnih podatkov. To pravico lahko posameznik uveljavlja kadarkoli. To lahko stori sam ali preko pooblaščenca. Zahteva mora vsebovati čim bolj podroben opis osebnih podatkov oziroma dokumentov, ki želite, da se izbrišejo.

Upravljavec mora na zahtevo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko podaljša za dva meseca, če je to potrebno glede na kompleksnost in število zahtev. O tem, da se bo rok podaljšal, mora upravljavec obvestiti posameznika v roku enega meseca po prejemu zahteve.

7. Uporabniške pravice

V skladu z ustreznimi zakonskimi zahtevami imate naslednje zakonske pravice do varstva podatkov:

a) Pravica do potrditve

Vsak posameznik ima pravico, da od upravljavca pridobi informacijo o tem, ali se osebni podatki, ki se nanašajo nanj, obdelujejo ali ne.

b) Pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (člen 15 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

• (a) namene obdelave;
• (b) vrste zadevnih osebnih podatkov;
• (c) uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;
• (d) kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
• (e) obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;
• (f) pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
• (g) kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;
• (h) obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Osebni podatki se ne prenašajo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

c) Pravica do popravka (člen 16 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

d) Pravica do izbrisa – »pravica do pozabe« (člen 17 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov:

• (a) posameznik prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava osebnih podatkov;
• (b) osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
• (c) osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe od mladoletne osebe;
• (d) osebni podatki so se obdelovali nezakonito;
• (e) izbris zahteva zakon (zakonski rok hrambe je potekel);
• (f) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja (upravljavec nima pravice zavrniti ugovora);
• (g) če bi moral upravljavec podatke izbrisati zaradi svojih pravnih obveznosti, ki mu jih nalaga pravo države članice, ki velja zanj ali pravo EU.

V zakonsko predvidenih primerih mora upravljavec obvezno izbrisati osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja.

e) Pravica do omejitve obdelave podatkov (člen 18 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec omeji obdelavo, kadar velja en od naslednjih primerov:

• (a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
• (b) je obdelava nezakonita in posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
• (c) upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• (d) je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, vložil ugovor v zvezi z obdelavo v skladu s členom 21(1) GDPR, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Če je izpolnjen eden od zgoraj navedenih pogojev, in posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, zahteva omejitev obdelave osebnih podatkov, shranjenih pri IR, mora IR nemudoma zagotoviti, da se prošnja za omejitev obdelave upošteva.

f) Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posredoval upravljavcu, v strukturirani, splošni uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga upravljavec, ki so mu bil osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral, kadar:

• (a) obdelava temelji na privolitvi ali na izpolnjevanju pogodbe in
• (b) se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da se osebni podatki neposredno prenesejo od enega upravljavca k drugemu, kadar je to tehnično izvedljivo.

g) Pravica do ugovora določenim ukrepom obdelave podatkov (člen 21 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim. IR ne bo več obdeloval osebnih podatkov v primeru ugovora, razen če lahko dokaže utemeljene legitimne razloge za obdelavo, ki nadomeščajo interese, pravice in svoboščine posameznika, na katerega se podatki nanašajo, ali za vzpostavitev, izvajanje ali zaščito pravnih zahtevkov.

Če IR obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja, ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico kadarkoli ugovarjati obdelavi osebnih podatkov za takšno trženje. Če posameznik ugovarja obdelavi podatkov za namene neposrednega trženja, IR ne bo več obdeloval osebnih podatkov za te namene.

h) Avtomatizirano individualno odločanje, vključno s profiliranjem (člen 22 GDPR)

IR ne uporablja profiliranja na podlagi pridobljenih osebnih podatkov.

i) Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu (člen 77 GDPR)

Vsak posameznik lahko vloži pritožbo, če meni, da obdelava njegovih osebnih podatkov krši Uredbo, zlasti v državi članici, kjer prebiva ali kjer je prišlo do domnevne kršitve.

V Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec. Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si, telefon: 01 230 97 30. Spletna stran/Prijava kršitev: https://www.ip-rs.si/

j) Pravica do preklica privolitve (3. odstavek člena 7 GDPR)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da svojo privolitev kadar koli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. O tem se pred privolitvijo obvesti posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki. Privolitev je enako enostavno preklicati kot dati.

Če želite uveljaviti svoje pravice do varstva podatkov, se lahko kadar koli obrnete na IR preko elektronskega naslova: info@iracunovodstvo.eu ali telefonske številke: (+386) 1 360 20 08.

8. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Vsi osebni podatki uporabnika so zaupni in ne bodo v nobenem primeru posredovani nepooblaščenim osebam. Podatki, ki jih bo uporabnik posredoval nosilcu, se ne posredujejo tretjim osebam, razen računovodstvu za ustrezno knjiženje poslovnih dogodkov in morebitnim pogodbenim izvajalcem za namene neposrednega trženja (pošiljanje masovne e-pošte), s katerimi ima nosilec sklenjeno pogodbo o varovanju osebnih podatkov in ki so pogodbeno zavezani k istim standardom varovanja osebnih podatkov kot nosilec.

Drugim tretjim osebam IR osebnih podatkov svojih uporabnikov ne posreduje.

9. Obdobje hranjenja osebnih podatkov

IR osebne podatke hrani le tako dolgo, kolikor je potrebno za namen izpolnitve pogodbe ali za začetek pogodbe, zlasti za izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti. Po potrebi lahko vaše osebne podatke hranimo tudi za druge namene, če in dokler je nadaljnje shranjevanje za določene namene zakonsko dovoljeno. To velja na primer, če so zadevni podatki morda še vedno potrebni za nadaljnjo obdelavo pogodbe ali za pravno uveljavljanje pravic ali pravno obrambo (npr. v primeru pritožb). Ustrezno merilo za trajanje blokade so tako ustrezni zakonski zastaralni roki, po izteku katerih nato podatke izbrišemo.

Posamezniki, katerih osebne podatke hrani in obdeluje IR, pa lahko kadarkoli zaprosijo za izbris njihovih osebnih podatkov.

INŠTITUT ZA RAČUNOVODSTVO
Brezovica pri Ljubljani, 4. 6. 2026